Protokolle sind von gestern

von Norbert Räbiger, Diakon, Geschäftsführung und pädagogische Leitung, Evangelisches Bildungswerk im Dekanat Weilheim

Mit Microsoft Loop kann die Zusammenarbeit in einem Team, in Arbeitsgruppen oder in Gremien effektiv und effizient gestaltet werden. Loop bietet viele Werkzeuge. In diesem Beitrag geht es um die Agenda, die einem Meeting (Kalender in Microsoft Teams) hinzugefügt werden kann. Die Agenda, Besprechungsnotizen und Folgeaufgaben können von den Beteiligten im Kontext des Meetings notiert werden, die Aufgaben den einzelnen Personen zugewiesen und nach dem Meeting über Microsoft To-Do oder über den meetingeigenen Planner abgearbeitet werden. Lästiges Protokollschreiben entfällt.

Darum geht’s:

• Meeting mit Besprechungsnotizen erstellen
• Besprechungsnotizen in einem Meeting nutzen
• Folgeaufgaben anlegen und einzelnen Personen zuweisen (in diesem Zusammenhang wird auch auf den Planner und auf To Do geblickt)

Meeting mit Besprechungsnotizen erstellen

Los geht’s! Im ersten Schritt legen wir ein Online-Meeting an. Nur so ist es möglich, das Element “Agenda” hinzuzufügen. Am einfachsten geht das in Teams im Modul Kalender (siehe linke Leiste in Teams). In Kanalkalendern ist es nicht möglich, Agenden hinzuzufügen.

Oben rechts sieht man nun “Neue Besprechung”. Durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich die Maske für die Eingabe eines neuen Termins.

Dem Meeting gibt man einen Namen, Daten und Uhrzeiten werden eingetragen. Auch die erforderlichen und optionalen Teilnehmenden können eingetragen werden. Das Meeting muss als Onlinebesprechung angelegt werden. Dann klickt man unten auf “Eine Agenda hinzufügen, die andere bearbeiten können”. Jetzt wird ein Loop-Element eingefügt.

Alle eingeladenen Teilnehmenden können hier Punkte für die Agenda angeben. Während des Meetings können dann die Meetingnotizen und die Folgeaufgaben ergänzt werden.
Auch die anderen Felder können beim Anlegen eines Meetings verwendet werden. Sie sind aber für die Besprechungsnotizen nicht relevant. Sind alle Einstellungen vorgenommen, wird das Meeting mit “Speichern” in den eigenen Kalender geschrieben und Einladungen an die erforderlichen und optionalen Teilnehmenden gesendet.

Das Meeting soll analog stattfinden? Kein Problem, nur weil ein Online-Meeting eingerichtet wurde, muss man das Meeting ja nicht online durchführen.

Besprechungsnotizen in einem Meeting nutzen

Wird das Meeting online durchgeführt, kann man das Meeting wie gewohnt starten. In der Menüleiste am oberen Rand findet sich nun der Punkt “Besprechungsnotizen”. Klickt man auf diesen, werden am rechten Fensterrand die Agenda, die Besprechungsnotizen und die Folgeaufgaben angezeigt. Alle Teilnehmenden können die Punkte jederzeit ergänzen, Notizen eingeben, Folgeaufgaben anlegen und diese Personen zuweisen.

Alternativ kann man aber auch über den Store von Microsoft “Microsoft Loop” installieren und verwenden (oder Loop über den Webbrowser aufrufen: https://loop.microsoft.com/ oder Loop auf einem Tablet installieren und verwenden). Unter “Zuletzt besucht” findet man dann das Meeting und kann die Notizen öffnen.

Unter Agenda lassen sich alle Besprechungspunkte (entweder schon vor dem Meeting oder während des Meetings) eintragen. Der Bereich Besprechungsnotizen dient der Dokumentation. Hier können alle Teilnehmenden Informationen zum jeweiligen Besprechungspunkt eingeben. Mit einem Rechtsklick öffnet man das Kontextmenü und kann dann vorgegebene Formatvorlagen (H1, H2, H3, fett, kursiv, unterstrichen, aber auch Listen u. a.) verwenden:

Folgeaufgaben anlegen und einzelnen Personen zuweisen

In den Folgeaufgaben können während des Meetings die zu erledigenden Aufgaben angelegt werden. Mit einem Klick auf “Aufgabe hinzufügen”, wird eine neue Aufgabenzeile angelegt.

Dort trägt man die Beschreibung der Aufgabe ein (am besten möglichst konkret). Die Aufgabe kann man durch @USERNAME einem/r Teilnehmenden zuordnen (USERNAME muss natürlich durch den Username ersetzt werden). Durch Festlegen des Fälligkeitsdatums, gibt man an, wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Im Hintergrund wird ein Planner (eine Kanban-Lösung von Microsoft, die eine einfache Aufgabenverwaltung und To-do-Listen bietet) erstellt. Mit dem kleinen Menü “Aufgaben-Apps” können nun die Aufgaben in Planner oder in Microsoft To-Do geöffnet werden.

Im Planner werden alle Aufgaben eines Meetings angezeigt und können dort bearbeitet werden, z. B. können Bezeichnungen hinzugefügt, Checklisten erstellt, Dateien angefügt oder Notizen erstellt werden. Wechselt man die Ansicht im Planner auf “Gruppieren nach Status” (rechts oben unter dem eigenen Namen), erhält man die Kanban-Ansicht und kann dort eine Aufgabe von “Nicht begonnen” auf “In Arbeit” und nach Abschluss auf “Erledigt” verschieben. Alle Teammitglieder sind so über den Stand der Aufgaben informiert.

Wurde eine Aufgabe einer Person zugewiesen, kann diese Person die Aufgabe auch in der eigenen To-do-Umgebung (App Microsoft To-Do auf dem Arbeitsplatzrechner, dem Smartphone oder dem Tablet) finden und dort weiter bearbeiten (To-Do hat allerdings die Einschränkung, dass Aufgaben aus einem Planner heraus nicht in andere Listen verschoben werden können).

Auf die Nutzung von Planner und To-Do wird in einem Folgebeitrag eingegangen. Microsoft hat angekündigt, dass im Frühjahr 2024 beide Apps zusammenwachsen sollen.
Damit man nach einem Meeting wieder auf die Besprechungsnotizen oder den Planner zugreifen kann, kann man in der Loop-App unter “Zuletzt besuchte” das jeweilige Meeting aus der Liste auswählen und öffnen.

Noch eine abschließende Bemerkung: Es kommt immer wieder vor, dass die Besprechungsnotizen melden, dass es aktuell ein Problem gibt und deshalb Änderungen nicht vorgenommen werden können. Dann ist es sinnvoll, die Seite im Browser oder in der Loop-App neu zu laden.