von Norbert Räbiger, Diakon, Geschäftsführung und pädagogische Leitung, Evangelisches Bildungswerk im Dekanat Weilheim | veröffentlicht am 24. Juni 2024
Viele unserer Arbeitsabläufe werden in Zukunft durch digitale Werkzeuge unterstützt. Es reicht nicht aus, die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Einrichtungen und Kirchengemeinden, Dekanatsbezirke und Verwaltungsstellen müssen sich überlegen, wie in Zukunft die Arbeitsabläufe gestaltet werden, damit die Arbeit der Mitarbeiter*innen, aber auch die Zusammenarbeit effektiver gestaltet werden können. Zwei dieser Werkzeuge nehmen die eigenen Aufgaben, aber auch die Aufgaben, in einem Team, einer Projektgruppe etc. in den Blick.
- Microsoft To-Do ist eine App, die es für fast alle Plattformen gibt: Windows, macOS, iOS, Android. Sie dient der persönlichen Organisation von Aufgaben.
- Planner dagegen richtet sich an mehrere Personen, die in einem Team oder in einer Projektgruppe zusammenarbeiten. Die Planner-App gibt es innerhalb von Teams. Sie ist anders als To-Do keine eigenständige App auf Windows-Rechnern oder Rechnern mit macOS. Dafür ist sie als App für iOS und Android verfügbar.
Im Folgenden nehme ich beide in den Blick und führe in die Gestaltung der Arbeitsabläufe ein.
Mit To-Do meine eigenen Aufgaben im Blick behalten
Microsoft To-Do ist eine eigenständige App. Sie ist verfügbar für Windows, macOS, iOS und Android. Man kann sie also auf so gut wie allen Computern, Tablets und Smartphones installieren. Einfach den jeweiligen App-Store öffnen, nach Microsoft To-Do suchen und die App installieren.

Nach der Installation startet man die App und meldet sich mit seinem Microsoft-Account an. Und dann kann man schon loslegen, die App mit Aufgaben zu füttern.

In der Liste fangen wir mal unten an. Aufgaben ist der Aufgabenspeicher. Hier kommt alles rein, was zu tun ist. Also das, was bisher als Post-its an den Bildschirm geklebt wurde, auf Zettel auf dem Schreibtisch sein Dasein fristete, das, was in Notizbüchern geführt wurde. Dabei ist die Reihenfolge erstmal nicht wichtig. Und am besten notiert man sich ganz genau was zu tun ist. Bei Aufgaben, die mehr als zwei Schritte benötigen, können auch die Unteraufgaben in einer Checkliste geführt werden.
Ein Beispiel:
Hauptaufgabe: “Steuererklärung ist bis zum ##.##.#### abgegeben”
Unteraufgaben:
- Unterlagen sind zusammengestellt und in einer Sammelmappe sortiert
- Kontoauszüge mit Spenden, für die keine Spendenbescheinigungen vorliegen, sind in der Sammelmappe bei den Spendenbescheinigungen abgelegt
- Datenabruf ist über ELSTER ausgeführt
- Basisdaten sind überprüft
- …
Die weiteren Punkte in der Liste sind:
- Gekennzeichnete E-Mail – hier arbeitet To-Do mit Outlook zusammen. Wenn man also in Outlook eine E-Mail mit einem Fähnchen markiert, findet man den Eintrag auch in To-Do.
- Mir zugewiesen – in dieser Liste laufen alle Aufgaben zusammen, die im Planner (s. unten) oder in Loop (s. Artikel Protokolle sind von gestern) mir zugewiesen wurden. Dabei ist es egal, ob ich mir selbst eine Aufgabe zugewiesen habe oder ob ein Teammitglied mir eine Aufgabe zugewiesen hat.
- Abgeschlossen – dort finden sich, wie der Name schon sagt – alle abgeschlossenen Aufgaben (auch in Outlook findet man die abgeschlossenen Aufgaben entweder in den Aufgaben oder unterhalb des Kalenders an dem Tag, an dem man die Aufgabe abgeschlossen hat).
- Geplant – E-Mails können nicht nur mit dem Fähnchen gekennzeichnet, sondern auch mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Gleiches gilt für Aufgaben aus dem Planner und Loop. In der Liste Geplant findet man dann die Übersicht über all diese Aufgaben.
- Wichtig – in To-Do können einzelne Aufgaben mit einem Sternchen markiert werden. Diese tauchen dann in der Liste Wichtig auf.
- Mein Tag – in To-Do können einzelne Aufgaben auch in die Liste Mein Tag aufgenommen werden. Hier kann man sich also die Aufgaben zusammenstellen, die man ganz konkret am aktuellen Tag erledigen möchte. Wenn Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben, werden die Aufgaben, die am aktuellen Tag fällig sind automatisch in dieser Liste aufgenommen.
Diese Listen sind in den Grundeinstellungen vorhanden. Unterhalb kann man sich dann auch noch eigene Listen erstellen. Ich nutze diese Möglichkeit, um Aufgaben einem bestimmten Kontext zuzuweisen, z.B. Anrufe, Büro, Einkäufe, Zuhause. Wenn ich dann an dem jeweiligen Ort bin, kann ich gezielt die Liste aufrufen und meine Aufgaben auf einem Blick sehen. Oder ich habe noch etwas Zeit, dann kann ich evtl. einen Anruf tätigen. Wie gut, wenn ich in der Liste die Anrufe finde.
Außerdem habe ich dort noch eine Liste Warten auf. Dort kommt alles rein, was ich an Kolleg*innen oder andere Personen weitergegeben habe und auf eine Antwort warte. Ich habe also den Überblick darüber, was noch offen ist und kann ggf. gezielt nachfragen.
Eine Liste *Irgendwann/Vielleicht* erhält Ideen, die nicht aktuell sind, sondern irgendwann mal relevant werden könnten.
Hilfreich ist auch eine Liste mit meinen aktuellen Projekten. Dort liegen Aufgabenkarten, die dann z.B. auf andere Speicherorte verweisen, z.B. einen bestimmten Planner, in dem ich dann Aufgaben mit meinem Team führe.
Aufgabenkarten
Ein kurzer Überblick über die verschiedenen Funktionen, die über die Aufgabenkarten zur Verfügung stehen.
- Wie schon erwähnt, ist es möglich eine Checkliste mit Unteraufgaben zu führen. Jede Unteraufgabe kann auch einzeln als abgeschlossen markiert werden. Wenn die Karten in To-Do erstellt wurden (also nicht über den Planner, Loop oder Outlook), kann man Unteraufgaben auch zu neuen Aufgabenkarten hochstufen. Entweder zieht man die Unteraufgabe mit der Maus oder dem Finger aus der Checkliste heraus und legt sie bei den anderen Aufgaben ab. Oder man wählt das Drei-Punkte-Menü und anschließend Zur Aufgabe höherstufen.
- Damit man weiß, zu welchem Projekt Aufgaben gehören, kann man mittels eines #-Tags und einer darauffolgenden Zeichenkette eine Verknüpfung mit anderen Aufgaben des Projekts aufbauen. Im Suchfeld oder über einen Klick auf eine solche Zeichenkette kann nach weiteren Aufgaben des Projekts suchen.
Ein Beispiel: #steuererklärung – dieses #-Tag mit genau der Zeichenkette kann an alle Aufgaben und Unteraufgaben angehängt werden, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. - Zu Mein Tag hinzufügen ist selbsterklärend.
- Auch Erinnerungen und das Fälligkeitsdatum muss nicht weiter erläutert werden.
- Über Wiederholen wir eine Aufgabe nach Abschluss neu erzeugt und erhält einen neuen Termin, je nach Einstellung des Zeitraums.
- Wichtige Dateien für eine Aufgabe können einer Aufgabenkarte hinzugefügt werden, so dass man auch die notwendigen Unterlagen dabei hat.
- Und im Notizfeld können weitere Notizen zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Mein Workflow für To-Do
- Alle Aufgaben auf einzelnen Karten in der Liste Aufgaben sammeln. Das passiert ständig, wenn ich unterwegs bin, wenn ich eine Aufgabe in einer Besprechung übernehme, wenn ich mir etwas am Telefon notiere …
- Einmal in der Woche werden diese Aufgaben durchgesehen und in die selbst erstellten Kontextlisten verschoben, mit einem Fälligkeitsdatum versehen, eine Erinnerung hinzugefügt etc. Bei dringenden Aufgaben erledige ich das auch schon mal bei der Erstellung der Aufgabe.
- Außerdem markiere ich einmal in der Woche die Aufgaben als Wichtig, die als nächstes bearbeitet werden sollen/müssen.
- Und einmal am Tag hole ich mir die Aufgaben in die Liste Mein Tag.
So funktioniert das System und es ist immer aktuell. Nach Abschluss einer Aufgabe oder Unteraufgabe wird ein Häkchen in den Kreis vor der Aufgabe gesetzt und die Unteraufgabe wird durchgestrichen oder die Aufgabe auf abgeschlossen markiert.
Wer mehr zu diesem System erfahren will, findet Informationen unter Getting Things Done. Das System genauer zu erklären, sprengt den Rahmen dieses Artikels.
Ich verzichte darauf, alle Funktionen zu beschreiben. Das meiste sollte sich von selbst erschließen, z.B. das Löschen von Aufgabenkarten und Unteraufgaben. Für tiefere Einführungen finden sich Anleitungen in YouTube.
Der Planner
Installation
Der Planner kann in Microsoft Teams Kanälen hinzugefügt werden und dient dann den Mitarbeitenden, die für den Kanal berechtigt sind, als Projekt- und Aufgabenplanungswerkzeug.
In einem Team in Teams kann man einen oder mehrere Planner hinzufügen. Dazu wechselt man in den entsprechenden Kanal klickt das Plus-Zeichen in der oberen Leiste an und fügt ein Planner-Modul hinzu.
Alternativ kann der Planner in Microsoft Teams auch in der linken Leiste fixiert werden. Damit gelangt man schnell auf alle Planner in den Teams Teams, auf die man selbst Zugriff hat. Um den Planner in die linke Leiste zu holen, wählt man das Drei-Punkte-Menü in der Leiste an oder man klickt auf das Apps-Icon in der linken Leiste. Im Suchfeld gibt man dann Planner ein und fügt die App der Leiste hinzu.
Ich werde hier nicht auf alle Funktionen des Planners eingehen, sondern die Funktionen herausgreifen, die m.E. für die Zusammenarbeit relevant sind.
Buckets
In einem Planner-Modul hat man zunächst die Board-Ansicht. Darin kann man sich mehrere “Türme” einrichten, die z.B. für unterschiedliche Projekte bestehen, die von einem Team bearbeitet werden. In diesen Türmen, die im Planner als Buckets (Eimer) bezeichnet werden, werden dann die Aufgaben angelegt, die mit dem Projekt verbunden sind.

Aufgaben in einem Bucket anlegen
Eine Aufgabe legt man mit dem Button + Aufgabe hinzufügen an. Nach dem Klick auf den Button erscheint ein Eingabefeld, in dem man den Namen der Aufgabe eingibt, ein Fälligkeitsdatum angeben und die Aufgabe einer Person in einem Team oder einer Arbeitsgruppe zuweisen kann. (Bemerkung: Wird eine Aufgabe einer Person zugewiesen, erscheint diese Aufgabe in Microsoft To-Do der zugewiesenen Person. Diese Person kann dann gleich in To-Do die Aufgabe sehen). Hat man die Daten eingegeben (mind. den Titel der Aufgabe), kann man auf den blauen Button Aufgabe hinzufügen klicken oder man schließt die Eingabe des Titels mit der Return-Taste ab.

Wenn man dann weitere Einstellungen vornehmen möchte, klickt man auf die entsprechende Aufgabe.

Hier können nur noch viel mehr Einstellungen vorgenommen werden:
- Der Titel kann nachträglich verändert werden, wenn man auf den Titel klickt.
- Personen können der Aufgabe zugewiesen werden oder man löscht die Zuweisung.
- Bezeichnungen sind farbige Markierungen von Aufgaben. Hierzu überlegt man sich am besten mit dem Team, welche Bezeichnungen und Farben man zum Arbeiten benötigt, z.B. Anruf, Meeting etc.
- Im nächsten Bereich kann man die Bucket-Zuordnung ändern, den Status setzen (damit zeigt man den Aufgabenfortschritt an), die Priorität anpassen, ein Startdatum und/oder ein Fälligkeitsdatum festlegen und angeben, ob die Aufgabe in regelmäßigen Abständen automatisch wieder erzeugt wird, wenn man sie abgeschlossen hat.
- Im Notizen-Feld kann man für die Aufgabe relevante Notizen eingeben und allen im Team zur Verfügung stellen.
- Mit dem Element Checkliste kann man Unteraufgaben (ähnlich wie bei To do) hinzufügen.
- Auch Anlagen lassen sich der Aufgabe zuordnen.
- Über Kommentare können Team-Mitglieder Anmerkungen hinterlassen und somit der Diskussionsverlauf dokumentiert werden.
Hat man eine Aufgabe erstellt und möchte diese in ein anderes Bucket verschieben, gelingt das ganz einfach per Drag & Drop.
Sinnvoll ist es, die Karten beim Projektstart gemeinsam anzulegen. Es ist aber jederzeit möglich, die Karten auch im Nachhinein anzulegen.
Ein Team muss sich verständigen, wie der Planner verwendet werden soll. Daran müssen sich alle Teammitglieder halten, sonst funktioniert diese Art des Zusammenarbeitens nicht.
Wenn man sich früher die eigenen Aufgaben notiert hat, schreibt man diese nun in den Planner. Damit sind alle Aufgaben im Blick und selbst, wenn ein Teammitglied ausfallen sollte, können die anderen Teammitglieder weiterarbeiten, weil klar ist, wie der Stand der einzelnen Aufgabe ist. Sie können sich vereinbaren, wer welche Aufgaben übernimmt.
Gruppieren
Gesehen haben wir bisher die Gruppierung in Buckets. Das ist hilfreich, wenn man die Aufgaben zu einzelnen Projekten sehen möchte.
Es gibt verschiedene andere Ansichten im Planner: Listenansicht, Kalenderansicht, eine Art Dashboard (also eine grafische Darstellung zur Visualisierung der Daten). Diese Ansichten können über die Buttons neben dem Namen des Planners aufgerufen werden.

Über den Button Gruppieren stehen weitere Ansichten zur Verfügung, die für die Zusammenarbeit m.E. interessanter sind:
- Bucket – das kennen wir schon
- Zugewiesen zu – damit werden die beteiligten Personen in Spalten angezeigt und die Aufgaben den jeweiligen Spalten zugeordnet.
- Status – die Ansicht ändert sich in ein Kanban-Board. Man sieht drei Spalten: Nicht begonnen, In Arbeit und Erledigt – also den Überblick über die verschiedenen Stadien der einzelnen Aufgaben. Möchte man eine Aufgabe von Nicht begonnen auf In Arbeit setzen, kann man die Karte einfach in die andere Spalte verschieben.
- Bezeichnung – stellt die Aufgaben wieder in Spalten dar, diesmal jedoch mit den Bezeichnungen in der Überschrift. Man kann also schnell sehen, ob es sich z.B. um einen Anruf oder ein Meeting handelt (s. oben).
Filter
Mit den Filtern kann ich weiter ins Detail gehen. Ich kann mir z.B. alle Karten in einem Kanban-Board (Gruppierung nach Status) anzeigen lassen und dann gezielt nach meinen eigenen Aufgaben filtern oder nur die Aufgaben zu einem bestimmten Projekt (Bucket) ausgeben.
Loop
Noch mächtiger werden die Werkzeuge, wenn man Loop hinzunimmt. Mehr dazu findet sich im Artikel Protokolle sind von gestern.
Aufgaben, die mir zugewiesen werden, landen in der To-Do Liste Mir zugewiesen. Auch Fälligkeitsdaten können angegeben werden, dann tauchen diese Aufgaben auch unter Geplant auf.
Nutzung auf dem Smartphone
Die Apps gibt es auch für Smartphones, Tablets und auch online. Im Prinzip sind die Funktionen gleich. Auf Smartphone und Tablets lassen sich allerdings Aufgaben aus dem Planner, Loop oder Outlook nicht in der Liste nach oben oder unten verschieben.
Dafür können in den Notizfeldern auch Formatierungen verwendet werden. Das wiederum funktioniert nicht am PC oder Laptop.
Fazit
To-Do und Planner sind hilfreiche Werkzeuge, um meine eigenen Aufgaben im Blick zu haben, egal ob ich an meinem Arbeitsplatz, zu Hause oder im Zug bin. Die Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch gibt es nicht mehr. Alle notwendigen Informationen sind digital über To-Do, den Planner und in den eigenen und in den Team-Dateien verfügbar.
Bei der Einführung der Tools ist es wichtig, dass man sich selbst Gedanken darüber macht, wie man To-Do einsetzen möchte und wie die Zusammenarbeit in einem Team verändert werden kann, damit alle Mitglieder über den Stand eines Projekts informiert sind und transparent ist, wer an was arbeitet und welche Informationen es dazu gibt.
Die Einführung braucht als erstes den Willen der Beteiligten (vielleicht auch manchmal die Not, weil Dinge nicht optimal laufen). Dann braucht man Zeit, um das System gemeinsam zu entwickeln und es umzusetzen, mal eine Zeit lang auszuprobieren und nachzujustieren.
Dann wird man merken, dass diese beiden Tools die Zusammenarbeit effektiver und effizienter machen und hoffentlich dazu beitragen, dass die Zufriedenheit steigt und die Reibungsverluste geringer werden.
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