Von der digitalen Transformation der ELKB: IT-Strategie Rückblick und Ausblick

von Markus Bönisch, CIO der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern, Landeskirchenamt Bereich IT-Strategie

Die IT-Strategie bildet das Rückgrat unserer digitalen Transformationsprozesse: Unser Ziel ist es, durch transparente Kommunikation und benutzerfreundliche IT-Lösungen Begeisterung bei Mitarbeiter*innen und Mitgliedern zu wecken und ihnen bei Problemen zur Seite zu stehen. Heute blicken wir zurück auf die Fortschritte, die wir gemacht haben, und schauen auf das, was noch kommen wird.

(Digitale) Meilensteine: Ein Rückblick auf die letzten 1,5 Jahre

• IT Denkwerkstatt: Die IT-Führungskräfte haben sich regelmäßig Zeit genommen, um aktuelle und neue Themen zu diskutieren und zugleich vor Ort konkretes Feedback (Realitäts-Check) von Kirchengemeinden und Dekanatsbezirken einzuholen.
• Digitalportal: Mit dem Digitalportal (https://elkb-digital.de/) gibt es seit zwei Jahren ein gemeinsames ELKB-weites digitales Kompetenz-Portal der ELKB, Diakonie Bayern und AEEB.
• Microsoft 365 für die ELKB: Mit den Lösungen für “Büro dabei” (Microsoft 365 und AHP) stellen wir sichere, zukunftsorientierte und wirtschaftlich zu betreibende Infrastruktur und Anwendungen bereit.
• Microsoft 365 Lizenz für das Ehrenamt: Wir haben mit der Ehrenamtslizenz eine Lösung für den sicheren Zugang zu Daten und Informationen auf beliebigen Geräten eingeführt. So bewältigen wir die Flut an E-Mails und bieten Ehrenamtlichen Zugang zu modernen, digitalen Tools, die ihre Arbeit erleichtern.
• MEWIS-Nachfolger und digitale Workflows: Die Entwicklung des MEWIS-Nachfolgers und die Digitalisierung dokumentenbasierter Workflows sind in vollem Gange.
• Schulungsoffensive M365 und Teams: Mit einer Reihe von Kursen, Best practices, dem Lern- und Wissensportal (im Intranet: https://desk.herdt.com/login/fASDgmJStDS5ha1PNdDIjDksfPgE89LX)und Coaching-Sessions unterstützen wir unsere Mitarbeitenden bei der Nutzung moderner Werkzeuge für Zusammenarbeit und Bürokommunikation (M365 und Teams).
• Digitalisierung der Öffentlichkeitsarbeit: Wir entwickeln die Angebote der Musterwebsites und des Veranstaltungskalenders https://www.evangelische-termine.de/ weiter, damit die Kirche auch online mit ihrer Botschaft leicht auffindbar ist.
• Unterstützung für Religionsunterricht und Trauerarbeit: Mit https://www.kirche-entdecken.de/ und https://gedenkenswert.de/ schaffen wir digitale Infrastrukturen, die Religionsunterricht und kirchliche Trauerarbeit unterstützen.
• E-Learning-Plattform: Mit ELKB Lernen (https://moodle.evhn.de/) steht eine E-Learning-Plattform für die gesamte ELKB bereit.
• Churchpool: Wir haben eine Anschubfinanzierung zur Nutzung von Church Pool geleistet. Mit der App, die eine DSGVO-konforme Mischung aus Instagramm und WhatsApp ist, stehen den Gemeinden neue Wege zur Kommunikation mit ihren Mitgliedern zur Verfügung.

Ausblick und Herausforderungen:

• Überarbeitetes Intranet: In diesem Jahr wird ein neues Intranet mit neuem Redaktionskonzept ausgerollt, das eine Volltextsuche ermöglicht und die stärkere Personalisierung der Inhalte mittels eines Dashboards ermöglicht.
• Prozesse: Wir digitalisieren Prozesse im Umfeld von Kidicap, SAP und zukünftig auch DMS.
• Member Relationship Management: Wir haben unter dem Begriff MRM, Member Relationship Management als Analogie zum CRM (Customer Relationship Management) begonnen, den Ausbau der digitalen Mitgliederkommunikation zu diskutieren. Im neu gegründeten “Campus Kommunikation” unter der Leitung von Michael Mädler und Dr. Roland Gertz wird darauf im Segment “(digitale) Mitglieder-Kommunikation” fokussiert.
• Cyber Security: Wir haben verschiedene IT-Schutzschirme und Systeme aufgebaut. Besonders wichtig ist nach wie vor die “Human Firewall”, um unsere Systeme zu sichern. Sie baut darauf auf, dass alle Mitarbeitenden bewusst und bedacht bei der Nutzung der IT-Systeme handeln. Im Fokus steht u.a. nach wie vor die ELKB-weite Umsetzung der Multi-Faktor-Authentifizierung (siehe https://elkb-digital.de/2023/11/13/multifaktorauthentifizierung/)
• Digitale Transformation statt Digitalisierung: Wir streben danach, Prozesse zu vereinfachen oder zu streichen, bevor wir sie digitalisieren. Eine große Organisation wie die ELKB hat sehr viel Potential für die Verschlankung komplexer Prozesse. Aus den Fachbereichen kommen hierfür die Kompetenz und das Fachwissen, um an den richtigen Stellen zu vereinfachen.
• Neue Horizonte: Erst kürzlich wurden alle Nutzer und Nutzerinnen mit einer elkb.de E-Mail-Adresse nach dem Zustand von Hard- und Software, Service und Lernmöglichkeiten in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich befragt. Die Auswertung läuft zurzeit. Mit den Ergebnissen können wir mit den kirchenleitenden Organen abstimmen, welche IT-Infrastruktur und dazugehörigen Services notwendig sind, um als ELKB zukunftsfähig zu bleiben.

Seit dem Start der IT-Strategie Ende 2022 haben wir für die gesamte ELKB vieles erreicht. Wir sind zuversichtlich, dass wir gemeinsam noch viel mehr erreichen können. Digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, und wir sind bereit, diesen Weg gemeinsam zu gehen.