Projekt Roadmap 365 gestartet: Best Practice für die Einführung von M365 und Teams

von Damaris Sonn, Rollout- und Kommunikationsmanagement in der ELKB IT (I 1.4 Rollout- und Kommunikation), Schwerpunkt M365 und AHP | veröffentlicht am 15. Januar 2024

Mehr als 6.500 E-Mails erhalten Berufstätige in Deutschland pro Jahr. Das sind 26 berufliche E-Mails pro Tag.¹ Häufig werden Dateien hin- und hergeschickt, an denen gemeinsam gearbeitet wird. Mit der Einführung von Microsoft-Cloudlösungen in der ELKB können nicht nur das E-Mail-Aufkommen und benötigte Speicherkapazitäten deutlich reduziert werden. Vor allem können M365 und Teams die digitale Zusammenarbeit in der ELKB auf ein ganz neues Level bringen.

ELKB goes M365 – Umstellung der unselbständigen Einrichtungen (verfasste Kirche) bis Ende 2025

Mit der Umstellung des E-Mail-Systems auf Exchange-Online im Jahr 2021 begann auch die Umstellung innerhalb der Landeskirche auf M365 und den virtuellen Arbeitsplatz “Büro dabei” (AHP). Landauf, landab stellten Gemeinde- und Dekanatsbüros von den älteren Office-Versionen auf die M365 Lösungen um, viele von ihnen sind noch dabei. Mit der Abschaltung des “Sicheren Kirchennetzes” Ende 2025 sollen alle Nutzer*innen in der verfassten Kirche umgestellt sein.

Die selbständigen Einrichtungen in der Landeskirche, wie bspw. die diakonischen Einrichtungen oder Erwachsenenbildungswerke, sind – wie der Name vermuten lässt – selbständig, d.h. sie verantworten ihre Tätigkeit inklusive der genutzten IT-Lösungen eigenständig. Die ELKB bietet ihnen allerdings die Möglichkeit, die mit Microsoft und dem IT-Dienstleister Cancom GmbH ausgehandelten Verträge und damit verbundene gute Datenschutz- und Kostenstrukturen zu nutzen. Sie können unter dem Dach der ELKB-Lizenzen für die Mitarbeitenden erwerben.

M365 und Teams sind mehr als nur neue Computerprogramme

M365 enthält nicht nur die aktuellen Versionen der bekannten Büro-Klassiker Word, PowerPoint, Excel und Outlook. M365 kann viel mehr. Es bietet zahlreiche innovative Funktionen und Dienste, die die Zusammenarbeit von Teams absolut erleichtern und viel effizienter machen können. Zudem bieten die Cloud-Lösungen hohe Standards in IT-Sicherheit, die für die ELKB besonders wichtig sind. Doch die Umstellung und die konkrete Ausgestaltung der Zusammenarbeit wollen vorher wohlüberlegt sein. Jede Einrichtung sollte sich konkrete Gedanken über die Zusammenarbeit der Zukunft machen. Manches muss ausprobiert und nach einer gewissen Nutzungsdauer auch geprüft und angepasst werden. Hinzu kommt, dass wir unsere Daten von bisherigen Servern in die gemeinsam genutzte Cloud verschieben – ein willkommener Anlass zum “Ausmisten” und Neustrukturieren sowie zur Optimierung der Zugriffsverwaltung.

Projekt Roadmap 365 erarbeitet einen Best Practice-Leitfaden für selbständige Einrichtungen unter dem Dach der Landeskirche

Um die innovativen Cloud-Dienste in selbständigen Einrichtungen effizient und mit Best-Practice-Charakter einführen zu können, ist nun das Projekt Roadmap 365 gestartet. An dem Projekt sind mehrere Einrichtungen der Diakonie Bayern und der Evangelischen Erwachsenenbildung beteiligt. Zusammen mit Dr. Jürgen Pelzer von der Diakonie Bayern und Damaris Sonn aus der ELKB IT durchlaufen die Einrichtungen die einzelnen Schritte der Implementierung von M365, angefangen bei den grundsätzlichen Überlegungen und Regeln zur Zusammenarbeit der Zukunft, über die Datenmigration in gemeinsam vorbereitete Ablagestrukturen in OneDrive und SharePoint, das Anlegen von Teams und Kanälen in Teams bis hin zu Schulungskonzepten und -unterlagen für Mitarbeitende und Führungskräfte. Ein gutes halbes Jahr wird die Erarbeitung des Best Practice in Anspruch nehmen. Herauskommen soll dann im Sommer 2024 ein Leitfaden mit allen Schritten für eine effiziente Umstellung auf M365 für die selbständigen Einrichtungen in der ELKB.

M365-Tipps und Tricks machen die Arbeit leichter!

Ein zentrales Element des Projekts werden die M365-Tipps und Tricks sein, d.h. kleine Anpassungen mit großer Wirkung.
Hier ein paar Beispiele, die Sie direkt ausprobieren können, wenn Sie schon eine Lizenz haben:

1. Die App To-Do ist ein praktisches Tool für das Management persönlicher Aufgaben. Durch die Kennzeichnung einer E-Mail mit der Flagge erscheint die Mail in meiner persönlichen To-do-Liste unter dem Reiter “Gekennzeichnete E-Mail”. E-Mail-Betreffzeilen können dann umbenannt, mit Fälligkeitsterminen und Erinnerungen versehen und zu der Liste “Mein Tag” hinzugefügt werden.
   
2. Verzögerter Versand von Chat-Nachrichten in Teams:
   Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf den Versende-Pfeil der Nachricht ist es möglich, die Chatnachricht an einem festgelegten Termin in der Zukunft zu versenden, wie wir es bereits von E-Mails in Outlook kennen.
   
3. Wer in Teams einen Inhalt oder eine Chatnachricht sucht, kann oben die Suche mit dem Lupensymbol nutzen. Weiß ich hingegen, in welchem konkreten Kanal ich suche, kann ich mit dem Drücken der Tasten Strg und F direkt im Kanal suchen.

Über das Projekt Roadmap 365 und vor allem die M365-Tipps und Tricks, die den Büroalltag leichter und effizienter machen, werden wir in Zukunft regelmäßig im Intranet und auf dem Digitalportal berichten.

Quelle

¹ https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Durchschnittlich-26-berufliche-E-Mails