Wie kann man Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden, die nicht nur auf Weiterbildung, sondern auch auf Vernetzung aus sind, digital abhalten?

von Daniela Westner, Projektleiterin “Digitale Teilhabe und Medienkompetenz”, EBW Regensburg und Alexandra Kohle, Projektleiterin “Digitale Professionalisierung”, AEEB

Zusammenfassung

Ende Januar 2023 haben wir via Zoom einen Online-Fachtag (5 Stunden) moderiert. Wie wir dabei vorgegangen sind, was gut und was schlecht funktioniert hat, können Sie im Folgenden lesen.

Um sowohl Vernetzung als auch die Ergebnissicherung zu verbessern gab es eine Pinnwand auf der Onlineplattform TaskCards. Dieses wurde von den Teilnehmenden und den Referierenden im Verlauf des Fachtags gemeinsam befüllt und stand nach der Veranstaltung noch über mehrere Wochen zur Verfügung. Dort wurden nicht nur alle Informationen aus den Präsentationen und den anderen Aktivitäten gesammelt, sondern auch Kontaktdaten, spezielle Kompetenzen und Interessen der Teilnehmenden, die diese auf freiwilliger Basis angegeben haben. Tatsächlich haben fast alle Teilnehmenden dort ihre Daten hinterlassen.

Die Referierenden bekamen bereits im Vorfeld der Veranstaltung einen Link zur Pinnwand, über den sie ihre Präsentationen und Unterlagen einstellen und diese auch noch im Nachhinein verändern konnten. Die Teilnehmenden haben zu Beginn der Veranstaltung einen anderen Link bekommen, über den sie dann immer die aktuell bearbeiteten Inhalte der Veranstaltung freigeschalten bekamen. Dies hilft, sich auf die gerade wichtigen Bereiche zu fokussieren und die Pinnwand aktiv mitzugestalten.

Wir hatten uns so aufgeteilt, dass die eine den Großteil der Moderation übernimmt, während die andere für den technischen Support zuständig ist. Die Co-Moderatorin hat während der Einführung ihre Telefonnummer in den Chat gestellt. Diese Aufteilung hat gut funktioniert und war auch absolut notwendig, da immer wieder Teilnehmende aus dem Zoom-Raum geflogen sind oder anderweitig technische Unterstützung brauchten.

Ablauf
09:45-10:00 Technikcheck

Wir haben den Zoom-Raum 15 Minuten vor Beginn der Veranstaltung geöffnet und hatten dies auch im Vorfeld so angekündigt. Die Idee dahinter war, dass Teilnehmende, die mit Zoom oder Videokonferenzen noch nicht besonders vertraut sind, vorab mit uns sprechen und etwaige technische Probleme lösen können. Tatsächlich waren die Teilnehmenden aber so mit Zoom vertraut, dass es kaum Fragen gab, und diese Zeit eher zum Ankommen und für letzte Abstimmungen zwischen uns Moderatorinnen genutzt wurde.

Fazit: Technikcheck lieber in eine Aktivität zu Veranstaltungsbeginn integrieren, wie zum Beispiel in einen „Energizer“, bei dem die Teilnehmenden gebeten werden, im Chat kurz zu schreiben, wie fit sie heute sind.

10:00-10:30 Offizieller Start/Begrüßung

Nach den einführenden Worten (u.a. Telefonnummer für Support in den Chat) hatten wir eigentlich eine kleine Übung eingeplant, um alle mit den notwendigen Funktionen von Zoom vertraut zu machen. Da allerdings bereits der Technikcheck kaum genutzt worden war, und sich auch alle Teilnehmenden korrekt benannt hatten, haben wir spontan darauf verzichtet. Stattdessen haben wir die Teilnehmenden direkt in Kleingruppen (2-3 Personen) in Breakout-Sessions verteilt und sie gebeten, in der TaskCards-Pinnwand anhand von Leitfragen kurze Steckbriefe von sich zu schreiben. Diese beinhaltete Name, Organisation, Job/Aufgabe, berufliche Interessen und Kontakt (freiwillig). Im Anschluss an die Breakout-Session gab es noch einen kurzen Überblick über den Ablauf, den wir als PDF im Chat geteilt haben.

Fazit: Es gab sehr positives Feedback für diese fünfzehnminütige Breakout-Session gleich am Anfang. Leider war TaskCards durch die vielen gleichzeitigen Zugriffe etwas überlastet, weswegen einige Teilnehmende erst im Laufe der Veranstaltung ihre Daten nachtragen konnten.

[Am Ende der meisten Phasen haben wir eine kurze Umfrage zur Aktivierung der Teilnehmenden gemacht (zum Beispiel Daumen hoch, wer eine Meinung teilt oder für wen etwas hilfreich war). Die kurzen Pausen waren nicht fest im Moderationsplan hinterlegt, sondern wir haben anhand der Reaktionen der Teilnehmenden entschieden, wann wir eine Übung oder eine kurze Auszeit einschieben. Dies ist zu zweit natürlich deutlich leichter im Blick zu behalten, als wenn man allein moderiert.]

10:30-11:00 Keynote

Die Keynote mit anschließender Fragerunde fand im Plenum statt. Während der Keynote haben wir in TaskCards die Präsentation der Rednerin freigeschaltet, damit die Teilnehmenden die Unterlagen dort direkt finden und ggf. auch im Nachgang noch Fragen stellen oder Kommentare einfügen können.

Fazit: An dieser Stelle hätten wir uns nochmal 15 Minuten Zeit nehmen müssen, um den Teilnehmenden das Kommentieren und Liken (nur möglich bei Inhalten, nicht bei Personen) in TaskCards in einer Aktivität näher zu bringen. So wurden diese Funktionen insgesamt nur sehr wenig genutzt.

11:00-12:00 Workshops

Die Teilnehmenden hatten die Auswahl zwischen vier Workshops. Jeder der Workshops war für 25 Minuten angesetzt und wurde zweimal wiederholt. So wurde es allen Teilnehmenden ermöglicht, zwei der vier Workshops zu besuchen. Während eine von uns die Breakout-Räume mit entsprechenden Titeln versehen und geöffnet hat, hat die andere die Einführung übernommen und die Präsentationen und anderen Unterlagen in TaskCards veröffentlicht.

Wieder haben sich die meisten Teilnehmenden als sehr routiniert in Videokonferenzen gezeigt: Fast alle konnten die Breakout-Räume ihrer Wahl ohne unsere Hilfe betreten. Nur einige wenige sind etwas länger im Hauptraum geblieben, um uns noch kurz etwas mitzuteilen oder zu sagen, in welchen Raum wir sie verschieben sollen: eine sehr praktische Funktion von Zoom.

Kurz vor Ende der ersten Workshoprunde haben wir eine Nachricht in die Breakout-Räume geschickt, dass die Räume in wenigen Minuten geschlossen werden, damit alle zum Abschluss kommen konnten. In der zweiten Workshoprunde sind wir genauso verfahren.

Fazit: An dieser Stelle war es gut, dass stets eine Moderatorin im Hauptraum geblieben ist, weil es immer wieder Teilnehmende gab, die neu eingelassen werden mussten oder kurze Fragen hatten.

12:00-12:30 Mittagspause

Während der Mittagspause haben wir unsere Kameras ausgeschaltet, aber eine hatte ihren Bildschirm mit einem Online-Timer geteilt, damit die Teilnehmenden jederzeit auf ihrem Bildschirm sehen konnten, wie lange die Pause noch geht.

Fazit: Die Mittagspause war absichtlich so kurz gewählt, da die Teilnehmenden im nächsten Abschnitt fürs Erste nur zuhören mussten und somit noch genug Zeit zum Fertigessen bei ausgeschalteter Kamera blieb, was wir so auch angekündigt hatten. Letztendlich erwies sich das aber als zu anstrengend. Das nächste Mal werden wir bei einer so langen und inhaltsstarken Veranstaltung eine längere Mittagspause und vielleicht sogar eine kurze (freiwillige) Bewegungssession, zum Beispiel mit Büro-Yoga, anbieten.

12:30-13:30 Vortrag mit Fragerunde

Diese Vortragsrunde fand wieder im Plenum statt. Drei aufeinander abgestimmte Fachleute referierten über unterschiedliche Aspekte eines Themas. Parallel dazu haben wir wieder die drei Präsentationen in TaskCards freigeschaltet. Nach den Präsentationen folgte eine Fragerunde.

13:30-14:30 Diskussionsrunden

Es gab drei verschiedene Diskussionsrunden zu vorher festgelegten Themen. Diese Diskussionen fanden wieder in Breakout-Räumen statt, die die Teilnehmenden selbst betreten konnten. Hier hat sich die Erfahrung von den Workshops wiederholt: Nur wenige benötigten Hilfe beim Betreten der Räume, und es war gut, dass auch dieses Mal eine Moderatorin im Hauptraum war, da wieder zahlreiche Teilnehmende neu eingelassen werden mussten. Die Moderation in den Diskussionsräumen wurde von Leuten vom Fach, sprich Profis zu dem jeweiligen Diskussionsthema, übernommen. Diese haben auch dafür gesorgt, dass die Ergebnisse auf der Pinnwand in TaskCards festgehalten wurden.

Im Anschluss an die Breakout-Sessions haben jeweils ein bis zwei Leute aus den Diskussionsgruppen ihre Ergebnisse im Plenum vorgestellt.

Fazit: Nachdem sich oft Leute für ein Diskussionsthema entscheiden, von dem sie noch nicht viel wissen, wurde die Moderation von Fachleuten übernommen. So gab es immer mindestens eine Person, die sich mit dem Thema wirklich gut auskannte und gegebenenfalls Fragen beantworten konnte. Hier fand ein sehr wertstiftender Austausch statt.

14:30-15:00 Abschluss mit Feedback

Zum Schluss gab es wieder eine Runde in Kleingruppen (2-3 Personen), in der auf der TaskCards-Pinnwand Feedback gegeben und die Frage „Wie machen Sie jetzt weiter?“ beantwortet wurde. Dazu wurden zwei weitere Spalten auf der Pinnwand in TaskCards für die Teilnehmenden und Referierenden freigeschaltet.

Im Plenum haben wir diese dann noch ergänzt und nach kurzen abschließenden Worten die Veranstaltung beendet.

Fazit: Es wurde sehr positiv aufgenommen, dass es nochmal eine Gesprächsrunde in Kleingruppen gab, und dadurch das gegenseitige weitere Kennenlernen ermöglicht wurde. Insgesamt war auch das Feedback zu der Veranstaltung, dem Ablauf und Aufbau sehr positiv. Eigentlich war der einzige Kritikpunkt, dass die Veranstaltung „ganz schön aufs Sitzfleisch“ ging. Es wurde auch mehrfach betont, wie gut den Teilnehmenden die Pinnwand in TaskCards gefallen hat, vor allem da es im Nachgang der Veranstaltung weiter zur Verfügung stand.

Dies wurde als großer Vorteil der Veranstaltung generell gesehen: Die Teilnehmenden konnten in den kleinen Diskussionsrunden und mit der Sicherung der Beiträge über TaskCards stets aktiv und gut vernetzt arbeiten.


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