Microsoft Teams und Zoom – eine Frage der Intention

Jens Palkowitsch-Kühl, Referent für digitale Bildung, RPZ Heilsbronn

Videokonferenztools gibt es viele …

Über zwei Jahre ließen sich intensiv Erfahrungen im Dschungel der Videokonferenzanbieter sammeln, wie zum Beispiel BigBlueButton, Jitsi, Microsoft Teams, Skype, WhatsApp-Videocall, Facetime, Zoom, Cisco Webex und Visavid, um nur einige zu nennen. Im Folgenden sollen zwei dieser Anwendungen genauer in den Blick genommen werden, die aktuell in der Landeskirche bevorzugt genutzt werden: Microsoft Teams und Zoom.

Zugang

Zoom-Businesslizenzen lassen sich bei der Firma Connect4Video innerhalb eines Rahmenvertrags erwerben. Konditionen finden sich im Intranet. Durch diesen Rahmenvertrag ist ein EKD-DSG konformer Betrieb der Plattform inkl. der einzelnen User-Accounts auf Servern gewährleistet, die in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden. Der Zoom-Client kann hier heruntergeladen werden.

In der neuen IT-Strategie der Landeskirche wird auf Microsoft 365 gesetzt, wodurch Dienste wie Outlook (Mail), das Office-Paket (Excel, PowerPoint, Word) und Microsoft Teams zur Verfügung stehen. Standardmäßig erhalten Nutzende Office 365 E1-Plan, was zunächst Exchange Online beinhaltet. Ein Upgrade auf eine höhere Version ermöglicht die Nutzung von MS Teams (als Gast kann man mit der @elkb.de-Adresse aber in andere Teams eingeladen werden). Downloadbar ist MS Teams hier.

Hinsichtlich des Datenschutzes wird in Bezug auf MS Teams im ELKB-Papier Folgendes festgehalten: „Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Microsoft Teams und angebundenen Produkten erfolgt überwiegend auf Servern mit Standort im europäischen Raum. Es ist möglich, dass sogenannte Telemetriedaten (Diagnosedaten) in den USA verarbeitet werden. Microsoft nutzt die Daten, um die Sicherheit und Funktionalität der Plattform zu gewährleisten. Es gibt technische Konfigurationsmöglichkeiten, um den beschriebenen Datenfluss zu begrenzen. Diese werden bei der technischen Implementierung berücksichtigt.“¹

Ebenfalls werden bei der Verwendung von Zoom Daten in das europäische Ausland übertragen: „Zoom’ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung  eines Teils der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. […] Die Anforderungen des § 30 DSG-EKD und des §10 DSG-EKD sind erfüllt.“²

Sowohl Teams als auch Zoom sind aktuell als Moderator*in nicht kostenfrei nutzbar, als teilnehmende Person hingegen schon. Beide Lösungen nutzen einen AV-Vertrag (Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) und sind bemüht, die Kommunikation über europäische Server zu betreiben.

Oberfläche

Da hier nicht die Vorstellung der einzelnen Funktionen von MS Teams oder Zoom im Vordergrund steht, führe ich ohne Anspruch auf Vollständigkeit nur die Aspekte auf, die für mich relevant sind. Beide verfügen über Apps für Desktop- und Mobilgeräte, Videofilter (Hintergrund), Chatfunktionen und Broadcast-Funktionen, d.h. die Möglichkeit, Webinare anzubieten, bei denen die Teilnehmenden nur zuschauen können, ohne sich gegenseitig zu sehen.

Gruppenarbeit

In Microsoft Teams lassen sich Räume erstellen. Diese können von den Initiator*innen der Sitzung gestartet, beendet und verändert werden. Es können auch im Vorfeld Moderator*innen benannt werden, diese müssen aber Mitglied derselben Organisationseinheit (d.h. auf demselben Tenant, zum Beispiel @elkb.de) sein. Gäste können also aktuell keine Moderator*innenfunktion übernehmen.

Die Teilnehmenden können noch nicht selbständig zwischen den Räumen wechseln.

Zoom ermöglicht es, beliebig viele Nutzer*innen als Co-Hosts zu benennen, die die Moderator*innen unterstützen können. Sie haben ähnliche Rechte wie die Hosts und können Gruppenräume (sog. Breakout-Rooms) starten und Personen diesen zuweisen. Co-Hosts können selbstständig zwischen den Räumen wechseln.

Teilen und Präsentieren

In Zoom lassen sich der gesamte Bildschirm oder auch nur einzelne Fenster teilen. Darüber hinaus können PowerPoint-Präsentationen eingebunden werden, bei denen die vortragende Person im Vordergrund eingeblendet wird. Auch MS Teams bietet diese Möglichkeit. Bei Präsentationen sind vier verschiedene Sprecheransichten möglich. Hier gibt es zahlreiche Komfortfunktionen, da PowerPoint direkt in der Referent*innenansicht gestartet werden kann (zum Beispiel Foliennotizen, Stift usw.).

Zoom zeichnen des Weiteren folgende Alleinstellungsmerkmale aus: Zum einen kann eine zweite Kamera, beispielsweise eine Dokumentenkamera, eingebunden werden (über den Menüpunkt „Erweitert“). Und zum anderen kann der Client als Airplay Receiver fungieren, wodurch es über Apple AirPlay möglich ist, zum Beispiel den iPad- bzw. iPhone-Bildschirm zu drahtlos zu teilen.

Zusammenarbeit

Beide Lösungen bieten die Möglichkeit zur Zusammenarbeit u.a. in Form einer Whiteboard-App: Zoom und MS Teams. Teams hält darüber hinaus die gesamte Microsoft-Infrastruktur im Hintergrund, sodass sich mit OneNote usw. Notizen festhalten lassen, ohne diese auf einer anderen Plattform speichern zu müssen, gleiches gilt für den Chat, der als Unterhaltung gespeichert wird.

Telefonieteilnahme

Zoom ermöglicht standardmäßig eine Telefonieteilnahme (über Anruf). Bei MS Teams ist dies hingegen ein Premiumfeature, welches gesondert geordert werden muss.

Videobild

Die beiden Lösungen unterscheiden sich insbesondere in der Anordnung der Videobilder. Bei MS Teams wird das eigene Bild immer kleiner als die der anderen Teilnehmenden entweder am unteren oder oberen Bildrand angezeigt; bei Zoom hingegen auf derselben Ebene und Größe der anderen Teilnehmenden.

Fazit

Während Microsoft Teams eher für die (längerfristige) Zusammenarbeit von Gruppen in einer Organisation (zum Beispiel Schule oder Kirchengemeinde) geeignet ist und Gäste mit eingeschränkten Funktionen leben müssen, zeigen sich die Vorteile von Zoom verstärkt im On-Demand-Bereich. Der Zugang zu Zoom ist unkomplizierter, Moderator*innenrechte können auch an Externe vergeben werden und die Optionsfülle ist überschaubar. Für einen nachhaltigen und langfristigen produktiven Einsatz (fester) Teams lohnt sich die Einarbeitung in MS Teams unter der Verwendung der Tools, die die Microsoft-Welt bietet. Nicht zuletzt sei hier die Integration von MS Teams in den Outlook-Kalender genannt, der kurze Besprechungseinladungen direkt implementiert.

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Fußnoten

¹ https://www2.elkb.de/intranet/system/files/infoportal/downloadliste/datenschutzrechtliche_information_hauptamtliche_v11_0.pdf (letzter Zugriff 06.02.2023, 08:00).

² https://www.ekd.de/datenschutzhinweise-via-easymeet24-ekd-zoom-us-56087.htm (letzter Zugriff 07.02.2023, 09:03).