von Dr. Jürgen Pelzer, Referent für Fortbildung & Consulting, Diakonie Bayern

Online Kanban-Boards und -Pinnwände sind praktisch: Sie ermöglichen Teams einen schnellen Überblick über Vorgänge und Prozesse und dienen dem Wissensmanagement. Ebenso sind sie sehr hilfreich beim Ordnen von Informationen. Zeit, diesen kleinen Alltagshelfern einmal einen Bericht zu widmen, besonders da mit TaskCards gerade eine neue Plattform die etablierten Tools Trello und Padlet ziemlich alt aussehen lässt.

Trello hat seit 2011 Standards in Sachen Kanban-Boards gesetzt. Über die Freelancer-Szene hat das Arbeiten mit dem digitalen Pinnwand-Dienst zunehmend auch Einzug in Kirche und Diakonie gehalten. Ebenso war die digitale Pinnwand Padlet während der Pandemie in vielen Schulklassen im Einsatz und hat auf diesem Weg auch die Arbeitswelt erreicht. TaskCards.de ist hingegen gerade einmal ein Jahr alt. Es bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Datenschutz und einfaches Rollen- und Rechte- sowie Zugriffsmanagement auf die Boards.

Beim Platzhirsch Trello gibt es gleich zwei Probleme: Das eine ist der Datenschutz (Firmensitz Sydney bzw. London). Das größere Problem ist aber, dass ein Login benötigt wird, um gemeinsam an Boards zu arbeiten. Und in Zeiten der Krisen (Pandemie, Energie, Krieg) ist ein weiteres Login zu viel. Padlet ist als amerikanisches Produkt ebenfalls schwierig, was den Datenschutz angeht, auch wenn der Zugang zu den Pinnwänden schon besser skalierbar ist. So kann man zum Beispiel auch ohne Login anonym teilnehmen.

TaskCards hingegen ist bewusst datenschutzkonform nur auf deutschen Servern gehostet. Die Grundidee war es, eine datensichere Alternative zu Padlet/Trello für Unterrichtszwecke zu Verfügung zu stellen. Mit einem schlauen Rollen- und Bearbeitungskonzept. Und das ist voll gelungen.

TaskCards hat im Prinzip dieselben grundlegenden Funktionen einer digitalen Pinnwand à la Padlet oder eines Kanban-Boards wie Trello. (Wenngleich Trello mehr interne Teamfunktionen hat). Was TaskCards allerdings neben dem Datenschutz so besonders macht, ist die im Detail regulierbare Benutzer- und Zugriffsverwaltung. So ist es möglich, für ein und dasselbe Board mehrere Zugänge mit unterschiedlichen Arbeitsberechtigungen zu erstellen. Diese Benutzerverwaltung ist so fein einstellbar, dass zum Beispiel für jede einzelne Spalte individuelle Rechte vergeben werden können. Das heißt, für ein Board kann es beispielsweise einen Zugang nur zum Betrachten geben, einen weiteren zum generellen Bearbeiten, und wieder weitere Zugänge für Nutzer(gruppen), die nur Rechte haben, gewisse Spalten innerhalb des Boards zu bearbeiten.

Diese verschiedenen Zugänge mit den unterschiedlichen Berechtigungen werden in Form von Zugriffslinks erstellt. Board-Admins haben in der Übersicht die Möglichkeit, die Zugänge auch nachträglich jederzeit zu ändern, neue zu erstellen, etc. Des Weiteren bietet das Tool über iframe eine direkte Einbindung des Boards in beliebige Homepages etc. an. Dadurch kann das Board unabhängig von dem Webservice TaskCards.de in Intranet- oder Webseiten usw. genutzt werden.

In der kostenlosen Variante ist es möglich, zwei Boards zu administrieren. Wer mehr Boards und mehr Funktionsumfang möchte, muss zahlen, die Preise sind aber sehr human und sozial gestaltet.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass in einem Team ein gemeinsames online Kanban-Board bzw. eine digitale Pinnwand zur Visualisierung von vielen Prozessen grundsätzlich als sehr hilfreich angesehen wird. Aber die tatsächliche Nutzung scheitert erfahrungsgemäß oft daran, dass bei Trello ein Login nötig ist.

Dadurch, dass das TaskCard-Board mit den beschriebenen fein skalierbaren Bearbeitungsmöglichkeiten ohne Login zugänglich ist, ist die Nutzungsfrequenz innerhalb der Teammitglieder höher. Anders ausgedrückt: Dadurch, dass nur ein Klick nötig ist, wird das Tool wahrscheinlicher genutzt. Bewährt hat sich eine solche Übersicht in vielerlei Hinsicht. Ein Beispiel aus der Kursarbeit: Teilnehmende erhalten statt einer Materialsammlung mit Dateien per Mail den Link zu einem Board. Auf dem Board können ausgewählte Dateien auch von den Teilnehmenden bearbeitet werden.

TaskCards ist somit u.a. ein spannendes Tool zum Wissensmanagement für halbanonyme Gruppen. Das geht auch mit Trello oder Padlet – aber nicht so elegant.

PS: Nutzende der elkbCloud haben ein eigenes Kanban-Board in ihrem Dashboard: Desk heißt der interne Dienst der Nextcloud, auf der die elkbCloud technisch basiert. Probieren Sie es einfach einmal aus.


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