Rein in die Cloud – Microsoft Teams vs. elkbCloud/Nextcloud

von Diakon Norbert Räbiger, Geschäftsführung und pädagogische Leitung Evangelisches Bildungswerk im Dekanat Weilheim

In der Evang.-Luth. Kirche in Bayern (ELKB) ist mit der Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams begonnen worden. Daneben gibt es seit einigen Jahren die elkbCloud: Die Basis davon ist Nextcloud und einige Applikationen, die darin integriert sind. Wer diese Software nutzt, arbeitet in der “Cloud”.
Was aber soll das Ganze? Wo liegen jeweils die Vorteile? Wo die Unterschiede? Und welche kritischen und ethischen Fragen muss man stellen?
Dieser Beitrag geht auf die User*innenseite ein. Die technische Seite lässt sich manchmal nicht ausblenden, deshalb sind manche Zusammenhänge nur oberflächlich dargestellt.

Ein paar Definitionen vorneweg

Cloud

Mit Cloud meint man zunächst einen externen Datenspeicher. Die Daten liegen nicht auf einem Arbeitsplatzrechner oder auf einem Server, den man in einer Einrichtung betreibt. Vielmehr liegen die Daten in geschützten Rechenzentren und das theoretisch irgendwo auf der Welt (vielleicht sogar noch in verschiedenen Rechenzentren).
Das ist schon ein bisschen nebulös, deshalb heißt es ja auch “Cloud” ?. Wichtig ist nur: Die Daten liegen irgendwo im Internet, man kann das Gerät, auf dem sie gespeichert sind, nicht anfassen.

Cloud Computing

Beim Cloud Computing macht man sich nun die Cloud und die Datenspeicherung in der Cloud zu Nutze. Über den Webbrowser oder über spezielle Software kann man direkt in der Cloud an den Daten arbeiten. Beispielsweise kann man eine integrierte Textverarbeitung verwenden, um Texte zu editieren oder zu redigieren. Mit einer Tabellenkalkulation kann man Daten organisieren und diese in weitere Berechnungen einbeziehen. Auch Präsentationen lassen sich in der Cloud erstellen, bearbeiten und präsentieren. Daneben gibt es Apps, mit denen man seinen Kalender führen, Kontakte verwalten, ein Wissensmanagement aufbauen, Projekte steuern, Anrufe und Videokonferenzen führen kann. Das ist nur eine kleine Auswahl.
Interessant wird das Ganze, wenn man sich den Begriff “Kollaboration” anschaut.

Kollaboration

Dateien könnte man auch lokal speichern und viele der Anwendungen, die unter dem Begriff Cloud Computing aufgeführt sind, kann man sich auch lokal installieren. Wozu also eine Cloud und Cloud Computing?
Wenn man mit Kollegen und Kolleginnen zusammenarbeiten will, reicht der lokale Arbeitsplatz nicht mehr aus. Die Daten werden dann z.B. auf einem Server in einer Einrichtung gespeichert. So können zwar zumindest Personen, deren Endgeräte im gleichen Netzwerk sind auf die Daten zugreifen, das aber auch nur, wenn keine andere Person eine Datei geöffnet hat, die man selbst bearbeiten möchte (die Datei wird dann vom Server gesperrt). Mit externen Personen muss man die Daten per Mail hin und her schicken oder auf Datenträgern austauschen. Das kostet Zeit, müllt die E-Mail-Postfächer zu und führt dazu, dass es unterschiedliche Bearbeitungsstände gibt und man selbst vielleicht gar nicht im Besitz des aktuellsten Standes ist.
Arbeitet man dagegen direkt in der Cloud und nutzt die Software, die für die Bearbeitung der Daten in der Cloud zur Verfügung gestellt wird, können mehrere Personen weltweit am gleichen Dokument arbeiten – und das ohne Versionskonflikte (wenn man mit einer lokalen Kopie über ein synchronisiertes Verzeichnis arbeitet, kommt es dagegen immer wieder zu Versionskonflikten).
Über Freigaben ist es außerdem möglich, mit Personen außerhalb der eigenen Organisation (z.B. die Evang.-Luth. Kirche in Bayern als Gesamtorganisation) zusammenarbeiten.
Die Tendenz geht auch bei den Softwareentwickler*innen stark in diese Richtung.

Mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten ist durch die Coronapandemie und das Gebot von zu Hause aus zu arbeiten in den Fokus gerückt. Eine neue Erfindung ist das nicht, denn das ging technisch auch schon vorher. Nur kam jetzt breitflächig eine andere Dringlichkeit dazu.
Durch das Cloud Computing wird mobiles Arbeiten deutlich erleichtert, weil man von jedem Computer auf die Clouddienste zugreifen kann. Dafür hat man eine URL (also eine Adresse, über die man seinen Clouddienst erreicht) und seine Zugangsdaten, die hoffentlich so sicher sind, dass Unbefugte diese nicht erraten oder anderweitig nutzen können (sinnvoll ist hier auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, das wird aber an dieser Stelle nicht weiter vertieft).
Durch das Arbeiten in der Cloud ist es also egal, ob ich im Büro arbeite, zu Hause an meinem privaten Rechner, in einem Internet-Café (wenn es heute so etwas überhaupt noch gibt), an einem Tablet oder Smartphone, ob ich in einer Kirche bin, an meinem Lieblingsort meine Füße in den See stecke oder im Biergarten sitze. Ich habe meine Daten nur ein paar Klicks entfernt.
Wenn man das mobile Arbeiten mit einer virtuellen Telefonanlage kombiniert, kann ich sogar von jedem Ort mit meiner Büronummer telefonieren.

Cloud-Lösungen der ELKB

Die Evang.-Luth. Kirche in Bayern bietet nun ihren User*innen zwei Lösungen an.

elkbCloud

Vom Intranet-Team der Landeskirche wurde das Konzept für die elkbCloud entwickelt und den User*innen im elkbIntranet zur Verfügung gestellt. Die elkbCloud baut auf Nextcloud (https://nextcloud.com/) auf, einer “freie[n] Software für das Speichern von Daten (z.B. Dateien, Kalender, Kontakte etc.) auf einem Server” (https://de.wikipedia.org/wiki/Nextcloud).
In der elkbCloud sind unterschiedliche Apps integriert, die eine sinnvolle Zusammenarbeit ermöglichen.

• Filehosting (Dateispeicherung) und Filesharing (Teilen von Dateien mit anderen Usern oder externen Personen) (Nextcloud)
• Office-Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation), dahinter steht LibreOffice Online, eine freie Software (https://www.libreoffice.org/)
• Kalender-App
• Kontakte-App
• Anrufe und Videokonferenzen (Nextcloud Talk)
• Chat (RocketChat/elkbChat und Nextcloud Talk zum Chatten mit einzelnen oder mehreren Personen oder mit Kreisen (so werden über die Kontakt-App erstellte Gruppen bezeichnet))
• Projektmanagement (Deck)
• Wissensmanagement für Einrichtungen, Arbeitsgruppen etc. (Kollektive)
• Umfragen, Terminabfragen
• Formulare
• Aufgaben

Die elkbCloud wächst immer weiter, neue Funktionen werden getestet und eingebaut.

Mircosoft Teams

Laut Wikipedia ist Microsoft Teams “eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Microsoft 365-Suite mit Microsoft Office […] integriert”.

• Filehosting und Filesharing (OneDrive Business und SharePoint)
• Office-Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation), dahinter steht Microsoft Office 365
• Kalender-App
• Kontakte sind über “Anrufe” erreichbar (die Kontakte werden mit dem Kontaktordner in Outlook synchronisiert)
• Anrufe und Videokonferenzen
• Chat
• Projektmanagement (Tasks in Planner und To Do App), ähnlich wie Trello oder andere Kanban-Boards
• Wissensmanagement (Wiki App)
• Whiteboard für die kollaborative Zusammenarbeit (ähnlich wie Conceptboard oder Miro)
• Formulare (Forms App)
• Aufgaben (Tasks in Planner und To Do App), die Aufgaben können in Microsoft To Do eingebunden werden – diese Software ist nicht in Teams integriert, allerdings gibt es diese für Windows, Android, iOS und MacOS – und man kann To Do auch über den Browser aufrufen. Die Aufgaben werden auch in Outlook eingebunden. Leider.

Soweit die Funktionen der beiden Cloud-Lösungen der ELKB. Wenn man versucht einen neutralen Blick darauf zu werfen, stellt man fest, dass die Funktionen der beiden Lösungen beinahe identisch sind. Bei Microsoft Teams gibt es noch das Whiteboard, das man sich bei der elkbCloud über eine andere Plattform zukaufen müsste. Dafür gibt es in der elkbCloud eine datenschutzkonforme Umfrage/Terminabfrage-Lösung, die es bei Microsoft Teams so nicht gibt.

Ein Blick in die Tiefe

Wie sieht jetzt die Arbeit mit Microsoft Teams konkret aus und wie würde man das in der elkbCloud realisieren?

Teams einrichten

Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die an einem gemeinsamen Projekt oder in einer Einrichtung an den gleichen Daten arbeiten. In Microsoft Teams wird dazu von einem/r berechtigten User*in ein Team angelegt und diesem Team werden User*innen zugeordnet.
Ein Team zeichnet sich dadurch aus, dass es auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen kann, es einen Chat innerhalb des Teams gibt, ein Wiki für das Team eingerichtet werden, ein Teamkalender geführt, ein Projektplan mit Aufgaben erstellt werden kann, Konferenzen schnell online einberufen werden können. Innerhalb eines Teams können dann sogenannte Kanäle angelegt werden. Für diese können dann wiederum eigene Berechtigungen erteilt werden.

In der elkbCloud kann man einen “Gruppenordner” für die Einrichtung oder ein bestimmtes Projekt erhalten. Dort können die Teammitglieder an den gleichen Daten arbeiten. Die anderen Funktionen muss man über die verschiedenen Apps selbst einrichten. Zunächst könnte ein sogenannter Kreis definiert werden, also Personen in einer Gruppe zusammengefasst werden. Damit vereinfacht man die Administration der Apps, weil man nur die Freigaben für den Kreis festlegen muss. Wenn sich das Team ändert, löscht man User*innen aus dem Kreis heraus oder fügt dem Kreis neue User*innen hinzu. Diese Funktion findet sich in der Kontakte-App. In Deck kann man dann Projekte anlegen und die Kreise den Projekten zuordnen, Chats und Konferenzen kann man leicht über Kreise in der Talk-App realisieren. Und das Wissensmanagement funktioniert über die Kollektive-App. Auch hier können Kreise zugeordnet werden.

Der Ansatz in Microsoft Teams ist einfacher zu administrieren. In der elkbCloud muss man dagegen an mehreren Stellen einem Kreis die Berechtigungen erteilen.

Dateien synchronisieren und lokal arbeiten

Das ist mit beiden Cloud-Lösungen möglich. Microsoft stellt OneDrive Business zur Verfügung. Für Nextcloud/elkbCloud gibt es einen Client, den man sich auf seinem Rechner installieren kann.
Was ich noch nicht testen konnte, ist, ob es in OneDrive Business mehreren User*innen möglich ist, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Zumindest schreibt das Microsoft auf der Website (Stichwort: gemeinsame Dokumentenerstellung – https://support.microsoft.com/de-de/office/zusammenarbeit-an-dokumenten-und-gemeinsame-dokumenterstellung-ee1509b4-1f6e-401e-b04a-782d26f564a4). Es brauche dafür nur Apps, “die die gemeinsame Dokumentenerstellung unterstützen”. Dies sei ab Office 2010 möglich.

In der elkbCloud ist das definitiv mit lokal synchronisierten Dateien nicht möglich, da diese erst nach dem Speichern und Schließen in die elkbCloud synchronisiert werden. Möchte man am gleichen Dokument arbeiten, muss man über den Webbrowser arbeiten.
Der Vorteil von synchronisierten Dateien ist, dass man auch offline an den Dokumenten arbeiten kann. Achtung: Die Dokumente in OneDrive Business verlieren dann die Funktionen, die für die gemeinsame Dokumentenerstellung nötig sind (in der elkbCloud gibt es diese Funktionen ohnehin nicht).

Mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten ist über den Webbrowser in beiden Cloud-Lösungen möglich. Microsoft Teams bietet jedoch eine eigene Software, die man sich auf seinem Rechner installieren kann. Man erhält dann die gleiche Umgebung wie im Webbrowser.
Die Ladezeiten sind im Browser und in der installierten Version von Microsoft Teams sehr kurz. In der elkbCloud muss man ein bisschen mehr Geduld mitbringen. Erst wird eine neue Seite geladen, dann die Software (z.B. LibreOffice Online) gestartet und als letztes die Datei geladen. Auch die Zusammenarbeit im gleichen Dokument ist nicht ganz so geschmeidig wie in Microsoft Teams.
Im Browser (elkbCloud und Microsoft Teams) und in der installierten Version von Microsoft Teams braucht man nicht daran zu denken, Bearbeitungsschritte immer wieder zu sichern. Das erledigt die Software automatisch. Das gilt auch für die installierten Microsoft Programme (Word, Excel, PowerPoint), wenn man damit an Dokumenten in OneDrive Business arbeitet.
Für Microsoft Teams und für Nextcloud gibt es auch Apps für Smartphones und Tablets. Man kann also auch auf diesen Endgeräten auf seine Daten zugreifen und diese sogar bearbeiten.
Das Mobile Arbeiten ist auch von betriebsfremden Rechnern aus möglich. Man meldet sich über den Browser an und kann auf die Daten zugreifen und diese bearbeiten. Ein Herunterladen auf einen Rechner, der von verschiedenen Personen verwendet wird, ist deshalb nicht notwendig.

Ein Zwischenfazit

Die beschriebenen Funktionen sind die, die ich bis jetzt in Microsoft Teams getestet habe. Natürlich habe ich schon einen Blick auf das Whiteboard geworfen oder mit der Tasks-App ein paar Versuche unternommen. Diese Apps funktionieren sehr gut. Aber mit meinem Team haben wir diese Apps (noch) nicht verwendet.
Microsoft Teams ist performanter, es läuft geschmeidiger und es ist leichter zu administrieren. Für Mitarbeitende, die Microsoft Office gewöhnt sind, ist der Umstieg auf Microsoft Teams einfach. Alles sieht so aus wie in Microsoft Office und es fühlt sich auch so an. Es ist wie beim Betreten eines frisch gestrichenen Wohnzimmers. Es riecht noch nach Farbe, manches ist vielleicht nicht mehr ganz an seinem Platz, aber man findet sich schnell zurecht.
Das führt vermutlich zu einer höheren Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

… dennoch

Auch wenn ich sehr positiv überrascht bin, stelle ich mir die Frage, ob es wirklich sinnvoll ist, auf Microsoft Teams zu setzen. Hier erhält ein Marktführer (wenn nicht der Marktführer schlechthin) enorme Lizenzgebühren. Wenn diese Beträge an Open-Source-Projekte fließen würden, könnten diese Softwareprojekte gut weiterentwickelt werden. Kleinere Einrichtungen, Privatpersonen und Non-Profit-Organisationen würden von kostenlosen Versionen profitieren. Wir würden einen Beitrag für das Gemeinwohl leisten. Wohlgemerkt, kostenlos wäre diese Software für die Landeskirche nicht. Denn das Hosting und den Support würden wir auch bei Open-Source-Projekten in Anspruch nehmen müssen.
Und man muss sich dringend Gedanken darüber machen, wie man damit umgeht, wenn ein quasi Monopolist seine Marktstellung ausnutzt und die Lizenzgebühren deutlich anhebt. Ist man bereit, dann die höheren Kosten zu bezahlen? Oder sucht man erst nach Alternativen, die man schon jetzt unterstützen und fördern könnte?
Meines Erachtens braucht es jetzt eine intensive Auseinandersetzung darüber. Wo wird diese geführt und wie kann man sich daran beteiligen? Muss das jede Einrichtung für sich entscheiden oder ist es nicht sinnvoller diese Diskussion innerhalb der gesamten Landeskirche zu führen?
Einfach ist diese Diskussion sicherlich nicht und wir sollten uns das auch nicht zu leicht machen und die Entscheidung darüber Einzelnen überlassen.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Auch dieses Thema müssen Einrichtungen im Blick behalten. Wer dazu mehr wissen möchte, findet Informationen im Amtsblatt 8/2022.