veröffentlicht am 18.07.2022
von Christa König

Was ist eine Cloud und warum elkbCloud?

Cloudlösungen sind mittlerweile vielgenutzte Softwarewerkzeuge, mit denen Anwender Dateien und Dokumente sowohl auf verschiedene Endgeräte synchronisieren als auch mit anderen Nutzer*innen teilen können. Viele Privatleute nutzen diese, um beispielsweise Fotos mit Familie und Bekannten zu teilen, Chöre und Orchester, um Noten Hörbeispiele zu hinterlegen, um nur zwei Beispiele zu nennen. Fast jeder ist mittlerweile schon einmal – zumindest über eine Linkfreigabe – mit solchen Systemen in Berührung gekommen.

Warum nutzt man in Konzernen, Behörden und auch in der Landeskirche nicht einfach „irgendeine“ Cloud? Zum einen bietet es sich natürlich an, wenn Mitarbeitende zusammenarbeiten, dass ein einzelnes System zum Einsatz kommt, dass von allen Anwendern leicht angewendet werden kann und die Zusammenarbeit nicht komplizierter wird durch den Einsatz von vielen unterschiedlichen Cloudsystemen, die nicht miteinander kompatibel sind. Zum anderen soll ein Cloudsystem zum Einsatz kommen, das den besonderen Datenschutzanforderungen der ELKB gerecht wird.

Wer hat Zugang zur elkbCloud und wie erhalte ich diesen?

Alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden haben Anspruch auf die Nutzung der elkbCloud. Der Zugang zur elkbCloud erfolgt über das elkbIntranet. Wer noch keinen elkbIntranet-Account hat, kann sich dafür registrieren über https://www2.elkb.de/intranet/elkb-register. Um auch einen elkbCloud-Zugang zu erhalten, klicken Sie im Intranet auf der obersten Menüleiste auf elkbCloud und gelangen so zu einer Anmelde-Maske zur Cloud. Ist der Zugang freigeschaltet, können Sie entweder weiterhin über den Button im Intranet oder direkt über https://cloud.elkb.de/ in Ihre elkbCloud gelangen – die Zugangsdaten sind dieselben wie für das Intranet.

Die Grundfunktionen der elkbCloud

Nachdem Login sehen Sie das Dashboard mit einer Auswahl an Widgets, die Sie nach Ihren persönlichen Ansprüchen anpassen können:

Die elkbCloud bietet neben der Hauptfunktion der Dateienverwaltung noch jede Menge weitere Tools für das kollaborative Arbeiten in Teams oder auch für die eigene Büroorganisation (Kalender, Projektverwaltung, Umfragen, einfaches Webformular u.v.m). In diesem Blogbeitrag werde ich nur auf die Dateiverwaltung eingehen.

Der Bereich mit den Dateien wird über das Ordner-Symbol in der Navigationsleiste aufgerufen:

So sieht die Oberfläche der Dateiverwaltung aus:

Arbeiten mit der elkbCloud

Genau wie lokal an Ihrem Rechner können Sie auch in der elkbCloud Ordner erstellen, Dateien erstellen bzw. ablegen, diese verschieben, umbenennen und bearbeiten. Sie müssen dazu nicht einmal eine Datei – z.B. Word oder Excel – am Rechner bearbeiten und dann hochladen. Sie können direkt in der Web-Oberfläche loslegen:

Zudem besteht sogar die Möglichkeit, mit mehreren Nutzenden gleichzeitig im Dokument zu arbeiten. Dazu kann man direkt in der rechten Seitenleiste einen oder mehrere User*innen freischalten. Jeder und jede, der oder die dieses Dokument in der Webversion geöffnet hat, sieht, was andere Nutzer*innen gerade schreiben, können selbst beispielsweise Korrekturen einfügen oder einfach nur zusehen, wie Inhalte entstehen oder überarbeitet werden. Auf diese Weise entstehen keine „Konfliktdateien“ wie das der Fall wäre, wenn zwei Mitarbeitende gleichzeitig ein Dokument am eigenen Rechner überarbeiten und dann wieder hochladen oder über den Desktop-Client synchronisieren.

Synchronisieren mit dem Desktop-Client

Ihre gesamte Dateistruktur oder nur Teilbereiche daraus können auch lokal auf Ihrem Rechner synchronisiert werden. Dazu muss man sich den Desktop-Client am Rechner installieren und konfigurieren. Es wird dadurch ein Ordner „Nextcloud“ angelegt, in welchem sich die Dateien und Ordner befinden und direkt bearbeitet werden können.

Freigaben von Ordnern und Dokumenten

Dateien und Ordner können mit internen Nutzer*innen – also allen, die auch in der elkbCloud registriert sind – geteilt werden und mit externen Nutzer*innen. Externe Nutzer*innen können entweder einen Freigabe-Link erhalten oder per E-Mailfreigabe den Zugang bekommen. Diese Teilnehmenden sehen dann nicht die komplette Cloud-Oberfläche, sondern nur den Ordner- bzw. Dateibereich, der für sie freigegeben wurde. Je nach Berechtigung können diese auch bearbeiten oder herunterladen bzw. hochladen, oder eben nur eine reine Dateiansicht bekommen (wenn auch Download untersagt wurde, erhält das Dokument ein Wasserzeichen als Kopierschutz). Bei Freigaben an „Externe“ wird automatisch ein Passwort vergeben, das benötigt wird, um auf die Seite zu gelangen und eine zeitliche Befristung von maximal drei Monaten erzwungen. Einzige Ausnahme: E-Mailfreigaben über die Kontakte-Funktion „Kreise“ haben diese Einschränkungen nicht.

Projektorientiertes Arbeiten

Für die elkbCloud gibt es keine institutionellen Konten. Alle Daten (und Freigaben) sind Personen zugeordnet. Abhängig vom Arbeitsszenario können Sie aber in mehreren Ordnern, Kreisen, Projekten oder Gruppen auf institutioneller Ebene mit anderen Personen zusammenarbeiten. Personen und die einzelnen Berechtigungen dazu werden Projektordnern zugeordnet – also Ordnern in der Cloud, die so angelegt werden, dass diese zu einem bestimmten Team „gehören“. Freigaben, die im ersten Ordner erteilt werden, können in Unterordnern oder darin befindlichen Dateien nicht wieder entzogen werden. Aber bestimmte Arbeitsbereiche, für die zusätzlich zum Stamm-Team weitere Mitarbeitende im Boot haben, können in weiteren Ebenen noch hinzugefügt werden. Um diese Logik zu verdeutlichen folgendes Beispiel:

Der Kirchenvorstand einer Gemeinde besteht aus den Hauptamtlichen, zwei Vertrauensleuten und acht weiteren Vorständen. Wird ein Ordner „Kirchenvorstand“ angelegt, zu dem alle Mitglieder die gleiche Berechtigung im obersten Ordner erhalten, kann kein Ordner angelegt werden, in welchem ausschließlich die Vertrauensleute und Hauptamtlichen Zugang haben. Legt man jedoch im ersten Ordner nur die Berechtigung für diesen eingeschränkten Personenkreis an und fügt in einem weiteren Unterordner dann die weiteren Personen hinzu, dann hat man diese Ordnerstruktur projektorientiert aufgebaut.

Zur elkbCloud gibt es ein ausführliches Handbuch im Intranet, einige Videoanleitungen und einen elkbChat-Raum, in dem Fragen in die Runde gestellt werden können.