veröffentlicht am 01. Juni 2022
von Daniela Westner, Projektleitung ‚Digitale Teilhabe und Medienkompetenz‘, EBW Regensburg

Virtuelle Willkommenstage

Willkommenstage Diakonie

Die Willkommenstage sind ein ‚Onboardinginstrument‘ der Diakonie für neue Mitarbeitende und werden ca. dreimal im Jahr (bisher in Präsenz) durchgeführt. Es handelt sich dabei um eine Verpflichtung der evangelischen Kirche, neue Mitarbeitende an das christliche Leitbild heranzuführen und die Arbeitsbereiche der Diakonie vorzustellen.

Anke Polednik, Öffentlichkeitsreferentin Diakonie
In Präsenz oder virtuell, aber immer persönlich.

Kann das funktionieren? Sind virtuelle Angebote nicht langweilig, ineffektiv und eine didaktische Einbahnstraße? Ja und nein, die Wahrheit liegt wie immer bei denen vor dem Bildschirm, bei denen, die den Austausch organisieren. Diese gilt es zu befähigen und zu motivieren – hier ein Beispiel.

Im Evangelischen Bildungswerk begleite ich seit 2021 das Projekt ‚Digitale Teilhabe und Medienkompetenz‘ und befähige in diesem Rahmen Menschen im Umgang mit Digitalen Werkzeugen, schaffe Netzwerke und neue Möglichkeiten, auf unsere Zielgruppen zuzugehen.
Anfang 2021 wurde ich in dieser Funktion vom Team der Diakonie Regensburg angefragt, das die Willkommenstage für neue Mitarbeitende organisiert und durchführt. Ziel war es, die seit vielen Jahren mit Herzblut und Fachkompetenz durchgeführten Willkommenstage in ein digitales Format zu überführen. Altersmäßig decken wir im Organisationsteam von Anfang 30 bis über 60 Jahre alles ab, uns eint der Glaube daran, dass man Menschen ins Gespräch bringen kann – in Präsenz und/oder virtuell.
Wir haben das pädagogische Konzept der Willkommenstage genommen und für jeden Teilbereich beleuchtet, was genau beim Empfänger ankommen soll. Was ist der Kern des Ganzen. Anschließend haben wir die einzelnen Inhalte mit verschiedenen Werkzeugen (meist kostenlos) ins Virtuelle übertragen. Verstehen Sie mich richtig, diese Werkzeuge sind lediglich Transportmittel, um das technisch umzusetzen, was die/der Referierende mit seiner/ihrer Person, seiner/ihrer Sprache, seiner/ihrer Empathie rüberbringen will – ohne die Pädagogen funktioniert das beste Tool nicht. Das Wissen liegt bei der Handwerkerin, nicht beim Werkzeug.

Vernetzung und Austausch

Ein Beispiel: Beim Willkommenstag geht es viel um Austausch, neue Mitarbeitende kennenzulernen und letztendlich geht es um Vernetzung in der Diakonie. Eingebunden sein in eine Gemeinschaft – geht das virtuell?
Ja, sogar sehr einfach. Das pädagogische Team hat sich Satzanfänge überlegt (die gab es auch schon in Präsenz), mit denen man sehr schnell Menschen in den Austausch bringen kann, sogar in ein persönliches Gespräch. Abseits der Arbeitsthemen unterhält man sich über Dinge wie: Mein nächstes Urlaubsziel ist … / Mein Lieblingsgericht ist … / Wenn ich Urlaub habe, mache ich gerne … .
Wir haben uns als Meetingtool für den datenschutzsicheren EBW-Zoom-Zugang (Server in Europa) entschieden und nach einer kurzen Einführung der Übung für alle Teilnehmenden, habe ich sie in sogenannte ‚Break Outs‘ geschickt, d.h. die Teilnehmenden befanden sich plötzlich zu zweit in einem virtuellen Raum (ohne dafür etwas tun zu müssen) und haben sich über eine der obigen Fragen ausgetauscht. Nach drei Minuten wurden sie wieder zurückgeholt und die nächste Runde startete mit einer neuen Frage und einer/einem neuen (zufälligen) Austauschpartner*in. Wenig Aufwand, toller Effekt und sehr persönlich.

Gemeinsames Erarbeiten von Inhalten und Austausch

Ein weiteres Ziel für den Willkommenstag ist das gemeinsame Arbeiten an den Werten der Diakonie. Man diskutiert in Kleingruppen über Adjektive, die für die neuen Mitarbeitenden die Arbeit in der Diakonie beschreiben. In Präsenz gab es dazu ein Kartenset und die Mitarbeitenden wurden in Gruppen zu 5 Personen aufgeteilt. Im Virtuellen wunderbar umsetzbar mit einem sogenannten Virtuellen Whiteboard, in unserem Fall mit der kostenlosen Variante von Miro. Wir haben ein Board erstellt, auf dem alle Adjektive auf kleinen ‚Klebezetteln‘ standen, die Kleingruppen wurden in ‚Break Out‘ Räume verschoben und durften sich 20 Minuten austauschen, bevor das Ergebnis im Plenum präsentiert wurde – ein wunderbares kleines Feedback an die Diakonie und jede/r Mitarbeitende kam zu Wort und wurde gehört.

Glauben leben und Austausch

Bei Kirche und Diakonie geht es immer auch um den Glauben, um ein Miteinander in dem Bestreben, Menschen zu helfen. So war es sehr wertschätzend und inspirierend, dass zu Beginn und zum Ende der Veranstaltung eine gemeinsame Einstimmung durch eine einleitende Andacht mit Bildern, die die Referierenden durch Teilen des Bildschirms für alle Teilnehmenden sichtbar gemacht haben, und am Ende mit einem Reisesegen durch das pädagogische Team stattfand. Da im Virtuellen die Haptik ja schon etwas fehlt, kam den Kolleginnen von der Diakonie die Idee, allen neuen Mitarbeitenden vorab ein kleines Willkommenspaket zukommen zu lassen – darin befanden sich Knabbersachen, genauso wie eine Kerze, die bei der Andacht gemeinsam entzündet wurde. Auch vor dem Bildschirm ein wunderbares Bild der Gemeinschaft.

Austausch … Austausch und nochmal Austausch

Der Austausch zwischen den Mitarbeiterenden ist der zentrale Punkt bei den Willkommenstagen – virtuell und in Präsenz. Er ist in jedem Themenpunkt von Bedeutung und muss im Virtuellen besonders aufmerksam moderiert werden. Vor der Kamera fängt selten jemand spontan an zu sprechen. Fragen müssen also sehr klar adressiert und Motivation zum Austausch geschaffen werden. Ähnlich wie in Präsenz, mit ein paar zusätzlichen Kniffen, die man lernen kann: Zum Beispiel frägt man im virtuellen Raum nicht offen in den Raum, sondern adressiert die Fragen, bzw. gibt klar vor, ob nun jede/r ein Handzeichen gibt oder etwas in den Chat schreibt. Die Fachbereichsleitungen der Diakonie nehmen sich am Willkommenstag ebenfalls viel Zeit für die Präsentation ihres Bereichs und gehen in den Austausch mit den neuen Mitarbeitenden – daraus haben sich auch im Virtuellen viele interessante Gespräche und Anregungen ergeben.

Resümee

Ja, persönlich im virtuellen Raum tätig zu sein, funktioniert – aber es hängt von jedem Referenten, jeder Referentin ab, wie er oder sie das begleitet.
Unser Organisationsteam deckt die Alterspanne von 30–65 Jahren ab, ein absoluter Pluspunkt für die Teilnehmenden. Durch die technische Umsetzung und feste Ansprechpersonen für Organisation und Technik, konnten die anderen Teammitglieder all ihr pädagogisches Fachwissen und ihre Empathie einbringen, ohne technische Hürden zu befürchten. Die Teilnehmernden bestätigten am Ende: Es war ein persönlicher Tag, geprägt von Wertschätzung und Austausch. Auch wenn wir uns alle wieder darauf freuen, uns in Präsenz zu sehen, so ist der virtuelle Willkommenstag doch ein Gewinn.